• 本社と全支店のコミュニケーション強化と意思決定の迅速化を図りたい
• 会議のための拘束時間を減らし、社員の業務時間を有効活用したい
• 新型インフルエンザなどのパンデミックに対応できる仕組みがほしい
• 表情まで読み取れるほどの臨場感あるシステムを構築したい

ロッテ商事株式会社様がテレビ会議システム導入の検討を始めたのは2010年初頭。以前から考えていた「全社的コミュニケーションの強化」、「業務時間の有効活用とスキルアップ」を実現するために、そして折からの新型インフルエンザのパンデミック問題から危機管理強化に寄与する仕組みをつくりあげるために、検討が開始されました。

当初の条件は、
1、自社のインフラ環境下で実現できること、
2、会議予約や開催の手順が簡単であること、
3、利用履歴などの分析機能を持っていること、
4、保守・サポートが充実していること。
それらを考えながらデータ会議システムから検討を開始しましたが、後に「音声・画像が鮮明であること」「モニターの画面レイアウトが豊富で、各会議室・参加者と会議等に必要なデータとを同時に映せること」「専用のモニター以外でもPCを使った会議参加ができること」などを条件に追加。最終的にテレビ会議システムに照準をあわせ、様々な意見・要望を集めながら取捨選択が進められました。
※数字は2010年11月1日現在

せっかくのテレビ会議システム導入ということで、様々な観点から候補を検証したロッテ商事株式会社様。そんな作業の中で、全てをクリアするシステムが明らかになりました。それが「LifeSize」。特にHD画質の美しさ、ユーザーがマニュアルとにらめっこしなくても大丈夫な操作性、「こういうレイアウト、組めますか？」にすべて対応できた59種類の画面レイアウト、EZ会議の使い勝手の良さは大きな評価ポイントでした。基本的性能の素晴らしさはもちろん、ユーザーにも管理者にも優しいシステムを志向した結果、「LifeSize」に行き着いたというわけです。

最終ジャッジは2010年7月。それから2ヵ月の準備期間を経て、2010年10月1日、全国9拠点を繋ぐシステムが完成しました。その内容は、データセンターにMCUをおきEZ会議でそれを制御。東京本社、北海道支店、東北支店、関東信越支店、東京圏支店、中部支店、近畿支店、中四国支店、九州支店に「LifeSize」を導入し、エリアとよばれる事務所21ヵ所からPC会議ソフトを導入した自席PCから参加できるというもの。PC会議ソフトはライセンス制限をなくし、USBカメラとヘッドセットさえ追加すれば、どこからでも利用可能としました（すぐに参加希望者が名乗りを上げ、完成直後に21ヵ所から32ヵ所に増加）。

「LifeSize」によるテレビ会議およびエリア（事業所）のPC会議は、すべてロッテ商事株式会社様のイントラ上で機能しますので、情報漏えいという観点からも安心です。ただ問題だったのは、テレビ会議の導入は初めてだったので、使う側が慣れていなかったということ。たとえば、話し出すタイミングであったり、照明が暗く人の表情が見えにくいといった現象や、部屋の環境によってはマイクの音がハウリングを起こしたり。もちろんそのような問題は本質的なものではありませんので、何度か使ううちに臨機応変に対応することで解決を図ることができました。

導入からほんの2ヶ月あまり。コスト削減に関する実数字はまだ出ないものの、社員間には高いコスト削減意識が着実に浸透しているといいます。今まで会議等にかかっていた出張費、交通費、宿泊費などは、導入時に試算した目標金額まで抑える方向で動いているようです。

また営業社員にとって嬉しいのは、これまでの移動時間をお客様のために費やせるということ。〈1〉本社と支店間での全国会議、〈2〉支店とエリア（事務所）間での支店会議、〈3〉本社スタッフが参加する支店会議、〈4〉支店とエリアを結んだ部署長ミーティング、〈5〉広域にわたる企業担当者間ミーティング、〈6〉部門間ミーティング――など、ロッテ商事様の情報交換の場は色々。その都度行き来する時間を顧客とのコミュニケーションに使えることで、よりきめ細かな営業活動が可能になったのです。

さらに教育・研修に関しても「LifeSize」は早くも大きな信頼を獲得しています。本社主催の支店向け社員教育や支店主催のエリア（事務所）向け社員教育など、人を育てるための時間はとても大切。ロッテ商事様ではそれに大きな力を割いています。研修場所に集合するための時間、そしてコストは相当なもの。しかし「LifeSize」を使うとそれらを気にすることなく教育・研修が行えます。しかも教材やデータなど見せたいものを共有しながら進められるので、効果は絶大です。実際に「LifeSize」の使い方自体も「LifeSize」を使って行ったほどで、プログラムの使い方、データの抽出方法、操作方法など内容を見ながらのレクチャーで、誰もが一度で覚え活用できるようになったといいます。

ロッテ商事株式会社様における「LifeSize」の運用手法は、同時接続可能な回線数に限りがあるため、システム担当が発信する“予約スケジュール表”を元に、一旦Notesデータベースにて管理を行なっています。利用者は希望日時をNotesデータベースに入力し、システム担当者が承認を行ないます。その承認をもって利用者はEZ会議システムへ会議予約を登録する流れです。この方法は、さらにブラッシュアップしていきたいとの考えですが、これまでの運用で大きな問題はなく、スムーズな利用が実現できていると評価をいただいています。

今後は「LifeSize」を株式会社ロッテ様はじめ他部門（グループ会社）へも広げたい方針。それにより部門間の連携強化に努めるとのことです。危機管理体制の強化に関しては、新型インフルエンザのパンデミックが話題にならないことを祈りながら、万一そうなった場合の「LifeSize」を活用した対策も、ロッテ商事株式会社様の視野には入っているのではないでしょうか。